Adrián BlanesRevisiones y vencimientos: que no se pase ninguna fecha
La empresa
Mantienes calderas y equipos de aire acondicionado en casas y comunidades de tu zona. Tienes unos seiscientos equipos a tu cargo, cada uno con su revisión obligatoria y su garantía.
Lo que pasa hoy
Las fechas están en las hojas de los técnicos y en la cabeza de quien las lleva. Se avisa a los clientes cuando hay un hueco en la agenda, y muchos se enteran de que les tocaba cuando ya se ha pasado. Una lista completa de equipos no existe: es lo primero que se hace.
Lo que entra, lo que decides y lo que sale
Caso tipo, con cifras de ejemplo
- Caldera de gascalle Mayor, 12marzo
- Aire acondicionadocomunidad de la plazaabril
- Caldera de gasóleocasa de camposin fecha
Cada tipo de equipo, con su revisión obligatoria y cada cuánto toca.
Las que traen los técnicos, firmadas por el cliente.
hoja-revision-0412.jpg- Aviso a 30 días41
- Aviso a 15 días17
- Pasadas sin revisar6
- Avisos preparados64
La caldera de la calle Mayor figura como revisada, pero no hay hoja firmada. Sigue pendiente hasta que aparezca.
El sistema no escribe a nadie sin tu aprobación ni da una revisión por hecha sin su justificante.
Cada revisión, con su aviso a 30, 15 y 7 días.
- Revisión de marzosin hoja firmada
- Avería en eneroapuntada
- Garantíavence en junio
Salen desde tu correo, con tu nombre.
Un programa
Cruza cada equipo con su fecha y prepara los avisos a 30, 15 y 7 días.
La IA
Lee las hojas de revisión y las facturas, aunque lleguen en una foto.
Tú
Apruebas cada aviso y decides qué se repara y qué se cambia.
Lo que el sistema no hace solo
Queda por escrito antes de empezar.
Escribir a tus clientes sin tu aprobación
Avisarte a ti no necesita permiso. A tu cliente, sí: cada aviso queda preparado y sale cuando tú lo apruebas.
Dar una revisión por hecha sin su hoja firmada
Sin justificante, la revisión sigue pendiente. Una fecha mal cerrada no se nota hasta que alguien viene a mirar.
Contratar o renovar una póliza, o pedir una cita que suponga un gasto
Te avisa de la fecha. Firmar es cosa tuya.
Dar de baja un equipo del registro
Se llevaría su historial de revisiones, que es lo que prueba que se hicieron.
Decidir que una avería es menor
La apunta y te avisa. La gravedad la juzga quien ve el equipo.
Cómo se compruebaAntes de empezar se cuenta cuántos equipos tienen sus papeles al día y qué revisiones se pasaron en los dos últimos años. A los 90 días y al año se vuelve a contar, con el objetivo de que no se pase ninguna. Una revisión hecha que no consta por escrito cuenta como pasada: en una inspección también.
El mismo reparto, en otros procesos
Presupuestos
De la petición del cliente al envío, con tu precio.
Ver el caso Distribuidor de suministro industrialCobros
38 facturas vencidas y 11 que toca reclamar hoy.
Ver el caso Fabricante de mobiliarioFacturas de proveedor
Una factura con el precio cambiado y otra que ya se había pagado.
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Qué obras dejan margen y en cuáles se queda por el camino.
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Un albarán con doce barras para un pedido de quince.
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Las publicaciones de la semana, preparadas desde el catálogo.
Ver el caso Fabricante de carpintería de aluminioCatálogo y fichas
Una sola versión buena de cada referencia.
Ver el caso Instaladora de calefacciónLlamadas perdidas
Las llamadas que nadie coge, atendidas por un asistente que dice que lo es.
Ver el caso Almacén de material eléctricoPedidos de cliente
Un «magneto 16 curva C» que sale con tu referencia y tu stock.
Ver el casoRevisiones y vencimientos
Seiscientos equipos instalados y ninguna revisión que se pase sin aviso.
Estás aquíLicitaciones
Un certificado caducado, visto antes de presentar.
Ver el caso Instaladora de aerotermiaGarantías y postventa
Un compresor de 640 € que pagaba el fabricante.
Ver el caso¿Tiene sentido en tu empresa?
Me cuentas cómo lleváis hoy las revisiones de vuestros clientes y te digo por dónde empezaría. Si no merece la pena, también te lo digo.