Llamadas perdidas: que ninguna se quede sin recado

La empresa

Tienes una instaladora de calefacción y aire acondicionado con seis técnicos. Entran unas treinta llamadas al día, y en invierno bastantes más.

Lo que pasa hoy

Quien puede coger el teléfono suele estar en una obra con las manos ocupadas. Las llamadas de después de las seis van a un buzón que nadie escucha hasta el día siguiente, y para entonces el cliente ya ha llamado a otro.

Lo que entra, lo que decides y lo que sale

Caso tipo, con cifras de ejemplo

01 · Entra

Llamada a las 19:40

«Se me ha parado la caldera y no tengo agua caliente. ¿Podéis venir mañana?»

Tu agenda

Sólo los huecos libres. El resto de la agenda no lo ve.

Lo que apruebas para tus clientes

Horariode 8 a 18
Zona de trabajotu comarca
Visita de diagnósticoprecio publicado

02 · El sistema prepara

Llamada de las 19:40Atendida

Saludodice que es un asistente y que la llamada se transcribesiempre
Motivocaldera parada, sin agua calienteavería
Citamañana a las 9:00, mirada en la agendapendiente
Resultadocita pedida

Lo que no sabe, no lo inventa

Pregunta cuánto costará cambiar la bomba. Eso no está en lo que apruebas: le dice que no lo sabe y le toma el recado.

Decides tú

Cada cita y cada recado

El asistente no llama a nadie ni negocia un precio. La cita espera a que alguien de tu equipo la confirme.

Confirmar la cita

03 · Sale

Recados por devolver

Precio de una bombacon nombre y teléfono19:52
Aire que goteacon nombre y teléfono21:05
Comunidad de vecinospidió hablar con una personaayer

Lo de hoy

Llamadas34
Fuera de horario9
Pasadas a una persona que no descolgó2

Cita confirmada

Mañana · 9:00

Con tu sí

La llamada de las 19:40 ya tiene técnico.

Un programa

Coge la llamada con el aviso de que es un asistente, mira los huecos y apunta cada recado.

La IA

Entiende lo que pide quien llama y le contesta con lo que tú apruebas.

Tú

Confirmas las citas y tu equipo devuelve los recados.

Lo que el sistema no hace solo

Queda por escrito antes de empezar.

Hablar sin decir que es un asistente, o hacerse pasar por una persona

Lo dice en la primera frase de cada llamada, y ese saludo no se quita. Usa una voz de catálogo; la de alguien real, sólo con su permiso por escrito.

Llamar a nadie, ni para devolver una llamada

Los recados los devuelve una persona de tu equipo.

Prometer o negociar un precio, un plazo o un descuento

Dice el precio que tú hayas publicado, si está en lo que apruebas. No negocia.

Resolver una queja o atender una urgencia

Pasa la llamada a una persona en el momento. Fuera de horario da el número de urgencias que tú hayas escrito y toma recado.

Dar un dato que no hayas aprobado para tus clientes

Sólo tiene lo que apruebas por escrito: servicios, horario y precios publicados. Tus costes y tus márgenes no los tiene, y no los da aunque se los pidan.

Dar una cita sin mirar la agenda en esa llamada

Al principio la deja pendiente de que alguien de tu equipo la confirme.

Cómo se compruebaAntes de empezar se comprueba que tu número se puede desviar, y se cuentan con el registro de tu centralita las llamadas que entran y las que se pierden, dentro y fuera de horario. A los 30 y a los 90 días se vuelve a contar. Sólo cuenta como atendida la llamada que acaba en cita, en respuesta, en una persona que descuelga o en un recado con teléfono.

El mismo reparto, en otros procesos

Instaladora de climatización

Instaladora de calefacción