Pedidos de cliente: del mensaje del cliente a tu programa

La empresa

Tienes un almacén de material eléctrico que sirve a instaladores. Entran unos cuarenta pedidos al día, casi todos por correo y por WhatsApp, cada uno escrito como habla su cliente.

Lo que pasa hoy

Alguien de administración lee cada mensaje, adivina qué es «lo de siempre», llama al almacén para saber si hay y lo teclea en el programa.

Lo que entra, lo que decides y lo que sale

Caso tipo, con cifras de ejemplo

01 · Entra

Correo del cliente

«Para mañana: 10 magnetos de 16 curva C, 2 diferenciales de 40 y 100 metros del cable de siempre.»

Tu catálogo, con su tarifa

MT-216C · Magnetotérmico 16 A curva C8,40 €
DF-240 · Diferencial 40 A 30 mA31 €

Existencias

Lo que hay en almacén, leído de tu programa.

02 · El sistema prepara

Borrador de pedidoEspera tu sí

Magnetotérmico 16 A curva CMT-216C · 10 ud × 8,40 € · hay 4684 €
Diferencial 40 ADF-240 · pide 2, hay 162 €
«El cable de siempre»100 m · sin casarsin precio
Total sin IVAsin el cable146 €

Marca lo que no casa

En sus pedidos de antes hay dos cables distintos. No elige uno: te pregunta cuál.

Decides tú

Cada pedido, y qué se hace con lo que falta

El sistema no registra nada sin tu sí, no cambia un precio de su tarifa y no contesta al cliente.

Aprobar el pedido

03 · Sale

Pendiente de servir

DF-240 · 1 udhoy
PV-2274 · 3 líneas4 días

Pedido en tu programa

PV-2291

Con tu sí

Con tu referencia en cada línea.

Confirmación al cliente

Redactada

Sin enviar

La envías tú, desde tu correo.

Un programa

Reconoce al cliente, aplica su tarifa, mira el stock y lleva la lista de lo pendiente.

La IA

Lee el mensaje y empareja cada cosa con tu referencia, aunque la pida con su nombre.

Tú

Apruebas cada pedido y decides qué se hace con lo que falta.

Lo que el sistema no hace solo

Queda por escrito antes de empezar.

Registrar el pedido en tu programa sin tu sí

Lo deja preparado línea a línea. Entra en tu programa cuando una persona lo aprueba.

Confirmar el pedido al cliente

Una confirmación te compromete a un precio, una cantidad y un plazo. La deja redactada y la envías tú.

Cambiar un precio o hacer un descuento fuera de su tarifa

Lo que no está en su tarifa lo marca sin precio, y lo decide tu comercial.

Dar un stock o un plazo que no ha comprobado

Si tu programa no contesta, el pedido dice que las existencias están sin comprobar.

Cobrar o pedir datos de tarjeta

No es de este proceso.

Pasar el mensaje de tu cliente a un servicio de fuera

Sólo lo lee el servicio que se contrata para esto.

Cómo se compruebaAntes de empezar se cuentan tus pedidos diarios por canal, los minutos que cuesta pasar cada uno y los que se sirvieron con error el mes anterior. A los 30 y a los 90 días se mide el tiempo hasta registrar, las horas de administración y cuántas líneas hubo que corregir.

El mismo reparto, en otros procesos

Instaladora de climatización

Almacén de material eléctrico