Adrián BlanesFacturas de proveedor: comprobadas antes de pagar
La empresa
Fabricas mobiliario a medida y compras tablero, herrajes y barniz a una docena de proveedores. Entran más de cien facturas al mes.
Lo que pasa hoy
Administración las paga por vencimiento. Comprobar cada una contra su pedido y su albarán llevaría una mañana por semana, así que se comprueban las grandes.
Lo que entra, lo que decides y lo que sale
Caso tipo, con cifras de ejemplo
240 bisagras a 1,95 €.
FA-8841.pdfPED-0317: 240 bisagras a 1,80 €.
240 bisagras recibidas, firmado.
- Cantidadpedido 240 · albarán 240 · factura 240cuadra
- Preciopactado 1,80 € · facturado 1,95 €no cuadra
- Diferencia36 €
La FA-8790 ya entró el mes pasado con otro número. La aparta para que no se pague dos veces.
El sistema no paga, no aprueba un pago y no prepara la remesa.
Qué pagar, a quién y cuándo, por vencimiento.
- FA-8841otro precio
- FA-8790repetida
La diferencia de precio de la FA-8841.
Un programa
Compara pedido, albarán y factura, y busca las repetidas.
La IA
Lee cada factura y redacta el correo al proveedor.
Tú
Decides si se reclama y ordenas cada pago.
Lo que el sistema no hace solo
Queda por escrito antes de empezar.
Pagar, aprobar un pago o preparar una remesa
Pagar es cosa de una persona, siempre. El sistema te deja la propuesta de pago sin ejecutar.
Cambiar la cuenta bancaria de un proveedor
Si alguien pide cambiarla, te avisa. No la toca.
Escribir al proveedor
El correo queda redactado y lo envías tú.
Aceptar una diferencia de precio o de cantidad
La señala con su importe. Reclamarla o darla por buena lo decides tú.
Tocar tu contabilidad
Los asientos siguen siendo de tu gestoría.
Cómo se compruebaAntes de empezar se cuenta lo que pagaste el año pasado sin pedido detrás y las horas que se van en cotejar y en atender a proveedores. Se vuelve a contar a los 30 y a los 90 días.
El mismo reparto, en otros procesos
Presupuestos
De la petición del cliente al envío, con tu precio.
Ver el caso Distribuidor de suministro industrialCobros
38 facturas vencidas y 11 que toca reclamar hoy.
Ver el casoFacturas de proveedor
Una factura con el precio cambiado y otra que ya se había pagado.
Estás aquíCostes y márgenes
Qué obras dejan margen y en cuáles se queda por el camino.
Ver el caso Taller de mecanizadoCompras
Un albarán con doce barras para un pedido de quince.
Ver el caso Fabricante de toldos y pérgolasContenido y redes
Las publicaciones de la semana, preparadas desde el catálogo.
Ver el caso Fabricante de carpintería de aluminioCatálogo y fichas
Una sola versión buena de cada referencia.
Ver el caso Instaladora de calefacciónLlamadas perdidas
Las llamadas que nadie coge, atendidas por un asistente que dice que lo es.
Ver el caso Almacén de material eléctricoPedidos de cliente
Un «magneto 16 curva C» que sale con tu referencia y tu stock.
Ver el caso Mantenedora de calderas y aire acondicionadoRevisiones y vencimientos
Seiscientos equipos instalados y ninguna revisión que se pase sin aviso.
Ver el caso Instaladora eléctricaLicitaciones
Un certificado caducado, visto antes de presentar.
Ver el caso Instaladora de aerotermiaGarantías y postventa
Un compresor de 640 € que pagaba el fabricante.
Ver el caso¿Tiene sentido en tu empresa?
Me cuentas cómo se comprueban y se pagan hoy las facturas en tu empresa y te digo por dónde empezaría. Si no merece la pena, también te lo digo.