Adrián BlanesCatálogo y fichas técnicas: una sola versión buena de cada referencia
La empresa
Fabricas carpintería de aluminio. Tienes unas seiscientas referencias vivas entre ventanas, correderas y accesorios.
Lo que pasa hoy
Las fichas técnicas están en tres carpetas y en el correo, con versiones repetidas. Los cambios del taller se dicen de viva voz.
Lo que entra, lo que decides y lo que sale
Caso tipo, con cifras de ejemplo
- V-70 Ventana abatible2 fichas
- C-45 Corredera1 ficha
- M-12 Mosquiterasin ficha
En tres carpetas y en el correo.
El herraje H-8 pasa a ser el H-9.
- Con una sola versión548
- Con versiones repetidas41
- Sin ficha técnica23
El H-8 va en 14 referencias. Te las lista antes de que se monte una con el herraje viejo.
El sistema no cambia una especificación ni da de baja una referencia.
La que manda, en un solo sitio.
- H-8 pasa a H-914 referencias
- V-70, revisión 4aprobada hoy
Se revisa por una persona antes de publicarse.
Un programa
Busca referencias repetidas y sin ficha, y recorre qué toca cada cambio.
La IA
Lee las fichas del proveedor y redacta la ficha técnica desde el listado.
Tú
Decides cada especificación. El listado sólo lo cambia tu equipo, y ninguna ficha se publica sin que la apruebes.
Lo que el sistema no hace solo
Queda por escrito antes de empezar.
Cambiar una especificación
Detecta, propone y avisa. Decidirla es de quien firma el producto.
Publicar una ficha técnica sin aprobar
Una ficha publicada te compromete. La revisa y la aprueba una persona; aprobada, se publica al momento.
Escribir en el listado maestro
De él tiran compras, producción y venta. Sólo lo cambia una persona de tu equipo.
Dar de baja una referencia
Se llevaría el histórico de lo vendido, que es lo que hace falta para una garantía.
Unir dos referencias que parecen la misma
Las marca como candidatas y lo decides tú.
Tocar los datos de trazabilidad
Son un registro obligatorio. No se modifican.
Cómo se compruebaAntes de empezar se cuenta cuántas referencias tienes, cuántas sin ficha y cuántas con más de una versión circulando. A los 90 días y al año se repite. Al principio parecerá peor, porque salen referencias que nadie sabía que estaban sin documentar.
El mismo reparto, en otros procesos
Presupuestos
De la petición del cliente al envío, con tu precio.
Ver el caso Distribuidor de suministro industrialCobros
38 facturas vencidas y 11 que toca reclamar hoy.
Ver el caso Fabricante de mobiliarioFacturas de proveedor
Una factura con el precio cambiado y otra que ya se había pagado.
Ver el caso Instaladora de placas solaresCostes y márgenes
Qué obras dejan margen y en cuáles se queda por el camino.
Ver el caso Taller de mecanizadoCompras
Un albarán con doce barras para un pedido de quince.
Ver el caso Fabricante de toldos y pérgolasContenido y redes
Las publicaciones de la semana, preparadas desde el catálogo.
Ver el casoCatálogo y fichas
Una sola versión buena de cada referencia.
Estás aquíLlamadas perdidas
Las llamadas que nadie coge, atendidas por un asistente que dice que lo es.
Ver el caso Almacén de material eléctricoPedidos de cliente
Un «magneto 16 curva C» que sale con tu referencia y tu stock.
Ver el caso Mantenedora de calderas y aire acondicionadoRevisiones y vencimientos
Seiscientos equipos instalados y ninguna revisión que se pase sin aviso.
Ver el caso Instaladora eléctricaLicitaciones
Un certificado caducado, visto antes de presentar.
Ver el caso Instaladora de aerotermiaGarantías y postventa
Un compresor de 640 € que pagaba el fabricante.
Ver el caso¿Tiene sentido en tu empresa?
Me cuentas cómo lleváis hoy el catálogo y sus fichas y te digo por dónde empezaría. Si no merece la pena, también te lo digo.