Garantías y postventa: de la avería al cobro al fabricante

La empresa

Instalas bombas de calor y calderas de cinco fabricantes. Tienes unos dos mil equipos instalados y entran ocho o diez avisos de avería al mes.

Lo que pasa hoy

El técnico va, cambia la pieza y cierra el parte. Reclamársela al fabricante se deja para luego, y luego se pasa el plazo. Nadie sabe cuánto has puesto de tu bolsillo en piezas que cubría la garantía.

Lo que entra, lo que decides y lo que sale

Caso tipo, con cifras de ejemplo

01 · Entra

Aviso de avería

«La bomba de calor da un error y no calienta el agua.»

Tu registro de equipos

Bomba de calor BC-9n.º de serie 41-2207desde 03/2023

Parte del técnico

Compresor averiado y cambiado. Pieza de 640 €, tres horas y el desplazamiento.

factura-compresor.pdf

02 · El sistema prepara

Expediente G-0213Abierto

Garantía del fabricante5 años desde la puesta en marchahasta marzo de 2028
Plazo para avisarle15 días desde la averíaquedan 9
Lo que pide el fabricanten.º de serie, parte y factura de la piezacompleto
A reclamarla pieza; la mano de obra no la cubre640 €

Separa lo que sabe de lo que no

Por fechas, la garantía está viva. Si cubre esta avería lo dice el fabricante, así que al cliente no se le promete nada todavía.

Decides tú

Quién paga, y cada envío

El sistema te propone quién paga y por qué, y redacta la reclamación. No la envía, no negocia y no toca el banco.

Enviar la reclamación

03 · Sale

Lo abierto, cada mañana

Espera algo tuyo6
Espera al fabricante5
Sin reclamar, con su porqué2

Lo reclamado y lo abonado

Reclamado este año9.400 €
Reclamado sin abonar2.300 €

Reclamación al fabricante

G-0213 · 640 €

Con tu sí

Por la vía de ese fabricante. Si sólo admite su formulario web, alguien de tu equipo la pega.

Un programa

Resta fechas contra las condiciones de cada fabricante, vigila los plazos y cuadra lo reclamado con lo abonado.

La IA

Lee el parte del técnico, monta el expediente, propone quién paga y redacta la reclamación.

Tú

Apruebas cada reclamación y la envías. Negociar con el fabricante y pagar es cosa tuya.

Lo que el sistema no hace solo

Queda por escrito antes de empezar.

Autorizar el pago de una reclamación

Ni aunque se lo pidas. Te deja la orden preparada y el botón lo aprietas tú.

Aprobar o rechazar la reclamación de tu cliente

Te propone quién paga y por qué. La decisión es tuya, una a una.

Negociar con el fabricante

Compromete a tu empresa. Lo hace quien puede firmar por ella.

Enviar la reclamación al fabricante o la respuesta al cliente

Las deja redactadas y las envías tú.

Apuntar el abono en tus libros o cerrar la reclamación

Cuadra lo reclamado con lo abonado. El apunte lo valida una persona.

Decirle a un cliente que su avería está cubierta

Una cobertura prometida es una cobertura debida. Que la garantía siga viva lo dicen las fechas; que cubra esa avería lo dice el fabricante, y lo apruebas tú.

Cómo se compruebaAntes de empezar se cuenta, con tu último año, lo que gastaste en intervenciones en garantía y lo que te abonaron los fabricantes. Esa diferencia es un techo y no una promesa, porque una parte no se podía recuperar. A los 90 días y al año se repite la cuenta, con piezas y horas por separado; a los 30 días es pronto, porque una reclamación tarda más de un mes en cobrarse.

El mismo reparto, en otros procesos

Instaladora de climatización

Instaladora de aerotermia